Organizzare l’archivio in ufficio: la guida definitiva

Organizzare un archivio dove conservare i documenti non è così semplice come si potrebbe pensare, tanto che in moltissimi uffici l’archivio è un vero disastro. Va a finire che si spreca un sacco di tempo per cercare tutti i documenti che servono. Seguendo questa utilissima guida per organizzare l’archivio, diventa più facile trovare quello che serve in un attimo.

Digitalizzare il più possibile

Oggi gli archivi in ufficio sono diversi rispetto a un tempo poiché sono digitali. La maggiorparte dei documenti va scannerizzata e conservata su un hard disk. È la soluzione ideale per non avere faldoni e raccoglitori che occupano e portano via molto spazio nei luoghi di lavoro. La digitalizzazione è anche un ottimo sistema per ridurre il consumo di carta in un ufficio.

Usare un archivio unico

Tuttavia, non tutto può essere digitalizzato. Infatti, ci sono ancora diversi documenti che vanno conservati in copia cartacea per diverso tempo. Una delle regole principali dell’archiviazione dei documenti è usare un unico archivio. Capita a molti, soprattutto perfetta e disorganizzazione, di predisporre un archivio con schedari e raccoglitori per l’archiviazioneinsufficiente, motivo per cui poi se ne usa anche un altro. Questo crea solo confusione e perdite di tempo nella ricerca.

L’archivio deve essere sistemato in un posto unico che accolga tutte le scartoffie fin dal primo giorno. Se sorge la necessità di un archivio con maggiore capacità contenitiva, allora si sposta tutto quanto in una nuova sede senza mezze misure.

Istruire chi usa l’archivio

Spesso capita che l’archivio in ufficio diventi un vero disordine perché le persone che lo usano utilizzano dei metodi diversi per organizzare le carte. L’ideale sarebbe che un impiegato solo si occupasse dell’archivio ma non sempre è possibile, contando poi che magari l’addetto va in ferie oppure conclude la sua attività lavorativa una volta raggiuta l’età pensionabile.

Prima che la situazione diventi irreparabile, è bene istruire chi deve mettere mano all’archivio. Va spiegato con attenzione e precisione il metodo che si utilizza per archiviare i vari documenti, evitando spiacevoli conseguenze.

Non usare sigle o soprannomi

Tra gli errori che creano maggiore confusione negli archivi bisogna annoverare l’usanza di utilizzare sigle, soprannomi, nomignoli non ufficiali. Diventa impossibile trovare quello che serve se non si utilizzano le cosiddette ditte, cioè il nome dell’azienda o del cliente. Un archivio va sempre tenuto in maniera più professionale e precisa possibile, altrimenti la confusione è pressoché inevitabile.

Fare ordine periodicamente

Uno dei migliori consigli per evitare il disordine in archivio, è fare pulizia periodicamente. Purtroppo, molte aziende non permettono che venga perso troppo tempo in operazioni di questo tipo, invece, vale la pena capire il valore della riorganizzazione periodica.

Dopo un certo tempo, molti documenti non sono più utili e possono quindi essere eliminati al fine di far spazio alle nuove scartoffie che, purtroppo, in ufficio abbondano. Basta utilizzare un distruggi documenti per trattare in modo adeguato le informazioni sensibili. Di norma, si consiglia di fare pulizia all’incirca una volta l’anno.