Come organizzare le cose da fare con una TO DO LIST efficace

Organizzare le attività personali non è facile. Partendo da questo presupposto è spontaneo suggerire la prima soluzione utile, ovvero una to do list purché sia efficace. Seppur possa sembrare banale, in verità realizzare un elenco che illustri la panoramica ben precisa, è indispensabile.

Per redigere una to do list perfetta esistono diverse soluzioni. Tuttavia non è sufficiente stilare un elenco nel quale inserire semplicemente le attività da portare a termine. Piuttosto, è assolutamente indispensabile farlo con un criterio ben preciso, non tralasciando nulla al caso.

Come fare una To do list che aiuti per davvero: 7 trucchi

Realizzare una to do list efficace seguendo i giusti consigli è un gioco da ragazzi, non serve nient'altro che un dispositivo (PC, telefono) o, se come tutti coloro che sono nostalgici del passato, va benissimo anche carta e penna.

Premessa a parte, all’atto pratico ecco 5 trucchi da applicare immediatamente per poter aumentare la produttività grazie ad un elenco di cose da fare ben preciso.

1. Evitare l’eccessivo: inserire in una to do list troppe attività, comporterà a non farne neppure una ed entrare in un loop negativo per i troppi obiettivi non raggiunti. Il primo suggerimento è quello di adottare lo schema 1 – 3 – 5, nonché fissare un’attività quotidiana importantissima dare, 3 di media importanza e 5 di minor autorevolezza.
2. Un solo strumento di riferimento: poco importa che ci si trovi bene con l’utilizzo della carta, di un tool informatico, di una bozza sul PC o qualsiasi mezzo sia, l’importante è averne soltanto uno per evitare di disperdere le informazioni e gli obiettivi quotidiani.
3. Programmazione genetica: sembrerebbe una frase da assegnare ad un robot, ma anche gli umani lavorano schematicamente e con una certa attitudine in base alla loro propensione. In una TO DO LIST efficace diventa importante segnalare gli orari in cui si è maggiormente produttivi (purché sia un lavoro che consente tale flessibilità).
4. Partire dalla complessità: le prime ore del mattino sono quelle dove si hanno le maggiori energie, motivo per cui diventa indispensabile portare a termine prima di tutto i lavori più importanti e che richiedono più tempo.
5. Vietato essere generalisti: un’attività per poter essere portata a termine dev’essere specifica. Non avrebbe senso generalizzare il lavoro scrivendo ad esempio “parlare del progetto”, piuttosto bisognerebbe descrivere in modo approfondito, ad esempio “redigere un business plan del progetto”.
6. Procrastinare: se un’attività venisse rinviata sempre, probabilmente non è quella a cui si sta dando la priorità. Ciò che va fatto è depennarla dall’elenco puntato delle attività da svolgere e spostarla in un altro periodo.
7. Creare una to dont’ list: parallelamente ad una to do list, ne andrebbe creata un’altra nelle attività da non fare poiché sono la principale causa della nostra dispersione d’energia, tempo e possibilmente anche denaro.

È assodato che lo svolgimento delle attività più importanti possa rientrare tra le migliori abitudini quotidiane e allo stesso tempo a renderci più produttivi e gratificati di ciò che stiamo facendo.

Dar priorità alle attività: da inserire nella to do list

L’ultimo suggerimento che ci sentiamo di dare a chiunque voglia redigere una to do list efficace, è di dare una priorità alle attività in elenco. Bisognerebbe prender spunto dalla matrice di Eisenhower o di Covey, che suddivide in 4 quadranti ogni cosa da dover fare:

1. Attività urgenti da fare: includono tutte quelle azioni che non possono esser delegate e che hanno la maggior rilevanza nella vita.
2. Attività da fare e non urgenti: anch’esse sono importanti, ma passano in secondo piano rispetto alle prime. Pur non essendo delegabili, possono essere pianificate per un successivo momento.
3. Attività da poter delegare ed urgenti: affinché si rispettino le tempistiche giuste, suggeriamo di delegare tutte quelle attività che non richiedono necessariamente la vostra presenza.
4. Attività da non fare assolutamente: lo stesso lavoro che andrebbe fatto con l’altra lista “to don’t”, ovvero descrivere tutte quelle azioni che sono superflue nella nostra vita, e che oltre a non portare a nulla, fanno disperdere l’obiettivo.

Procrastinare o non raggiungere un obiettivo, fa sì che la nostra mente cominci a demoralizzarsi e quasi autoconvincersi che non siamo capaci di ottenere quel che desideriamo.

Anche per questo una to do list per poter esser efficace dev’essere realizzabile ed in linea alle tue reali aspettative. Illudersi o alludere a qualcosa di troppo grande, non farà altro che rendere più difficili le cose.