Quanto e’ importante il personale ausiliario? Lo studio dentistico, per funzionare, ha bisogno di personale preparato

Cari lettori di Savona News, la scorsa settimana abbiamo parlato dei compiti operativi dell’assistente alla poltrona, comprendendone l’importanza. Oggi parleremo delle altre mansioni svolte dal personale in uno studio odontoiatrico, altrettanto indispensabili per il buon funzionamento dello studio.

Per prima cosa pensiamo che il personale ausiliario è il primo contatto con il nuovo paziente e contribuisce in maniera determinante a al poter dare una prima buona impressione.

• Già il  modo di rispondere al telefono qualifica uno studio. Chi risponde deve poter capire le necessità del paziente e, compatibilmente con l’organizzazione dello studio, proporre delle soluzioni per consentirgli di fruire al meglio dei servizio offerti dallo studio. Deve quindi conoscere alla perfezione i tempi operativi degli appuntamenti già programmati, per poter inserire il paziente in agenda senza creare ritardi o contrattempi, pur dando la giusta priorità alle emergenze.
• Quando i paziente arriva in studio è sempre il personale ad accoglierlo: deve saper capire le sue eventuali ansie e cercare di metterlo a proprio agio, affinché possa accedere alla zona operativa col minore stress possibile.
• Nel frattempo è sempre suo compito raccogliere i dati personali del paziente ed inserirli nel programma gestionale dello studio, affinché il dentista abbia sottomano tutto quanto necessario per eseguire la visita, formulare una diagnosi e proporre i relativi piani di cura. Tra i documenti da raccogliere ci sono anche quelli richiesti dalla legge sulla tutela dei dati personali.

A questo punto il paziente incontra “finalmente” il dentista, ma il lavoro del personale ausiliario non è finito:

• occorre archiviare fotografie e radiografie nella cartella informatica del paziente e di eseguire i backup periodici.

• Terminata la visita e stabiliti i possibili piani di cura è nuovamente il personale ad aiutare il paziente a scegliere il piano di pagamento più adeguato alle sue necessità, ad emettere i documenti fiscali (contestualmente all’incasso della parcella) e a inoltrarli al commercialista per la gestione contabile.
• Sempre per consentire il buon operato del commercialista il personale deve curare i rapporti con la banca, il pagamento dei fornitori, la gestione del magazzino, il pagamento delle utenze… ma anche i rapporti col laboratorio per coordinare i tempi di produzione delle protesi con quelli di consegna e di controllo.
• Ultimo, ma non per importanza, quando il paziente termina le cure, il personale deve stabilire (su indicazione del dentista), la data del prossimo controllo e, al momento opportuno, ricordarlo al paziente.

Si tratta quindi di una serie di passaggi, ciascuno essenziale per il buon funzionamento della struttura e la soddisfazione del paziente, che non possono essere affidati a chiunque. Anche per questa funzione l’esperienza, abbinata alla passione ed al senso pratico, è essenziale per fornire un servizio di qualità.

Se il vostro dentista ha lo stesso personale di studio da molti anni è molto probabile che in quello studio l’organizzazione poggi su meccanismi “supercollaudati”, che si riflettono poi anche sul servizio che viene erogato; questa è una ulteriore garanzia a vostra tutela…

Buona settimana a tutti…